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Mobilitätszuschüsse zur Förderung der internationalen Beziehungen für Angehörige des Wissenschaftlichen Universitätspersonals der Universität Graz (Outgoing)

Das Büro für Internationale Beziehungen stellt für Aktivitäten mit internationalem Bezug Mittel zur Verfügung und fördert so den Internationalisierungsprozess der Universität Graz.

Zielgruppe

Mitarbeiter/innen des Wissenschaftlichen Universitätspersonals (WUP) mit einem aktiven (nicht ruhenden/nicht karenzierten) Dienstverhältnis zur Universität Graz (zum Zeitpunkt der Aktivität).

Förderbare Reisen

Dienstlich begründete Reisen zur Durchführung von Lehr- und Forschungsaufenthalten bzw. im Kontext von Kooperationen...

a) an strategische Partneruniversitäten (Universität Leipzig, University of Ljubljana, University of Waterloo, Montclair State University, Nanjing University) ⮀Förderung:A
b) an Universitäten in der Schwerpunktregion Südosteuropa ⮀Förderung:A
c) zur Etablierung neuer Kooperationen als einmalige Anschubfinanzierung (Anbahnungsaktivität) ⮀Förderung:A
d) an Partnerinstitutionen aus den nachstehend aufgelisteten gesamtuniversitären Netzwerken:
      ✓  Coimbra Group
      ✓  Utrecht Network
      ✓  ASEA Uninet
      ✓  Eurasia-Pacific Uninet
⮀Förderung:B

e) an Universitäten der Hochschulallianz ARQUS (Universität Bergen, Universität Granada, Universität Leipzig, Universität Lyon, Universität Padua, Universität Vilnius) 

⮀Förderung:A

Beachten Sie bitte folgendes:

  • Reisen mit vorrangigem Teilnahmezweck an wissenschaftlichen Tagungen/Konferenzen/Kongressen (o.ä.) sind NICHT förderfähig.
  • Pro Person und Kalenderjahr, kann maximal für drei Reisen (Outgoing-Mobilitäten) ein Mobilitätszuschuss in Anspruch genommen werden.
  • Besteht die Möglichkeit anderer Finanzierungsquellen (z.B. Drittmittel), sind diese primär zu nutzen.
  • Ko-Finanzierungen sind dem Büro für Internationale Beziehungen zu melden. Im Falle einer „Überfinanzierung“ der geförderten Aktivität, ist der entsprechende Anteil zurückzuerstatten.
  • Förderungen erfolgen nach Maßgabe vorhandener Finanzmittel, es besteht kein Rechtsanspruch.
  • Reisen unter Inanspruchnahme eines Mobilitätszuschusses, haben nach den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit, Zweckmäßigkeit, Sparsamkeit und Rechtmäßigkeit zu erfolgen und sind auf die notwendige Dauer zu beschränken (d.h. so zu planen, dass insbe-sondere zusätzliche Kosten für Übernachtungen vermieden werden, soweit dies zumutbar ist; zumutbar ist die Reiseaktivität jedenfalls, wenn diese nach 6 Uhr beginnt oder vor 22 Uhr endet.).
  • Der Zuschuss kann nur bei Genehmigung einer Freistellung in Anspruch genommen werden (auch nicht, wenn für die Reise ein Erholungsurlaub genehmigt wurde). Der aus dem öffentlichen Dienstrecht stammende Begriff der Freistellung wird sinngemäß auch für jene Form der dienstlichen begründeten Abwesenheit von Arbeitnehmer/innen verwendet, deren Dienstverhältnis den Bestimmungen des Universitäten-Kollektivvertrags unterliegt.
  • Reiseaktivitäten im Rahmen eines Mobilitätszuschusses beginnen mit dem Verlassen der Arbeitsstätte, wenn sie von dort aus angetreten werden, sonst mit dem reisenotwendigen Verlassen der dem Reiseziel nächstgelegenen Wohnung des/der Arbeitnehmers/Arbeitnehmerin und enden mit der Rückkehr zur Arbeitsstätte oder mit der reisenotwendigen Rückkehr in die Wohnung.
  • Vor der Antragstellung ist durch die Antragsteller/innen zu prüfen, ob es sich um eine Reisetätigkeit handelt, die durch eine Videokonferenz ersetzt werden kann. Hierfür steht der Videokonferenzraum der Universität Graz zur Verfügung.
  • Arbeitnehmer/innen, die im Zuge von dienstlichen Reiseaktivitäten Bonifikationen (insbesondere Bonusmeilen bei Teilnahme an sogenannten Vielfliegerprogrammen) erwerben, sind verpflichtet, diese nur für dienstliche Zwecke heranzuziehen.
  • Im Fall von Aktivitätsunterbrechungen gilt ungeachtet deren Veranlassung: lediglich die Kosten eines An- und Abreisevorganges (nicht mehrerer) können ersetzt werden.

Höhe des Zuschusses

Es werden zwei Förderkategorien "A" und "B" unterschieden (Klassifikation siehe Pkt. „Förderbare Reisen“):

Zuschusshöhe Förderung A

An- und Abreisekosten
unter Berücksichtigung der im Punkt "Abrechnung" angeführten Transportmittel und Zusatzbedingungen, werden (gegen Beleg) An- und Abreisekosten bis zu nachfolgenden Gesamthöhen erstattet:

  • innerhalb Europas insgesamt max. EUR 600,-
  • außerhalb Europas insgesamt max. EUR 1.000,-

Nächtigungskosten
Kostersatz (gegen Beleg) für bis zu 5 Nächtigungen. Pro Nächtigung im Ausland gilt ein Höchstbetrag von EUR 120,00.

Ausdrücklich nicht gewährt bzw. ersetzt werden: Pauschale Tages- und Nächtigungsgebühren, Reisebelege außerhalb der An- und Abreisetage, Verpflegungskosten, sowie die Kosten von Reise(kranken)versicherungen und Reiserücktritts- und Stornoversicherungen

Zuschusshöhe Förderung B

Übernahme von An- und Abreisekosten entsprechend Förderung "A", jedoch KEIN Ersatz von Hotel-/Nächtigungskosten

Ausdrücklich nicht gewährt bzw. ersetzt werden: Hotel-/Nächtigungskosten, Pauschale Tages- und Nächtigungsgebühren, Reisebelege außerhalb der An- und Abreisetage, Verpfle-gungskosten, sowie die Kosten von Reise(kranken)versicherungen und Reiserücktritts- und Stornoversicherungen

Ausbezahlung des Zuschusses

Die Kosten sind ausnahmslos von Ihnen vorzustrecken. Nach dem Aufenthalt und nach der Einreichung der Abrechnung (inkl. Originalbelege) sowie eines Berichts, erfolgt die Anweisung des Erstattungsbetrages. Die Auszahlung wird gemeinsam mit einer der nächstfolgenden Ge-haltsabrechnungen über das Gehaltskonto vorgenommen.

Antragstellung und Freistellungsbeantragung

Die Antragstellung (diese inkludiert bei einer Aktivitätsdauer unter 1 Monat auch die Freistellungsbeantragung) gegenüber dem Büro für Internationale Beziehungen muss spätestens 28 Tage vor Beginn der geplanten Aktivität abgeschlossen werden.

Schritt 1: Bitte übermitteln Sie das ausgefüllte Antragsformular (als Word-Dokument) per E-Mail an mobilitaetszuschuss-bib(at)uni-graz.at. Für diese Form der Übermittlung sind noch  KEINE Unterschriften notwendig. Scannen Sie daher das Formular NICHT, sondern speichern es nach dem Ausfüllen (im vorliegenden Word-Dateiformat) ab und fügen es der E-Mail als Anhang bei.

Schritt 2: Drucken Sie nun das Antragsformular aus. Sie müssen als Antragsteller/in 2x (Freistellungs-beantragung und Richtlinieneinhaltung) unterzeichnen. Weiters ist die Unterschrift Ihrer/Ihres Vorgesetzten zwecks Freistellungsbefürwortung einzuholen. Das vollständig ausgefüllte Formular ist nun im Original an das Büro für Internationale Beziehungen zu senden.

Hinweis zum Freistellungsgenehmigungsverfahren: für Aktivitäten mit einer Dauer von bis zu 30 Tagen (inkl. An- und Abreise), leitet das Büro für Internationale Beziehungen das nötige Verfahren zur Genehmigung einer Freistellung für die Arbeitnehmer/innen ein. Für Aktivitäten deren Dauer 30 Tage übersteigt (inkl. An- und Abrei-se), muss die Freistellung von dem/der Arbeiternehmer/in selbsttätig gesondert beantragt werden (entsprechend den geltenden Vorgaben des Personalressorts). In diesen Fällen, ist dem BIB nach Abschluss des Verfahrens der entsprechende Freistellungsentscheid zugänglich zu machen.

Förderzu-/ Absage

Sie werden spätestens nach 4 Wochen via Brief oder E-Mail über die Entscheidung Ihres Mobilitätszuschussantrags in Kenntnis gesetzt.

Abrechnungs- und Berichtslegung nach dem Aufenthalt

[1] Abrechnung:

Allgemeine Abrechnungsgrundsätze, Verfall:

  • Mobilitätszuschüsse werden nach Beendigung der Reiseaktivität abgerechnet und angewiesen.
  • Die Abrechnung hat innerhalb von 30 Tagen nach Abschluss der Aktivität zu erfolgen (bzw. jedenfalls vor Beendigung des Dienstverhältnisses). 
  • Ein Verfall (d.h. Anspruchsverlust) des Mobilitätszuschusses, tritt innerhalb von sechs Kalendermonaten ein (beginnend mit jenem Kalendermonat, in den das Ende der Reise fällt).
  • Es können ausnahmslos nur Kosten abgerechnet werden, die der/die Arbeitnehmer/in selbst getragen hat. Die Abrechnung für Mitreisende ist ausgeschlossen.
  • Unvollständige  Abrechnungen können nicht bearbeitet und erst nach Vervollständigung durch den/die Arbeitnehmer/in abgerechnet werden. 
  • Kopien von Belegen und Zahlungsnachweisen sind von den Arbeitnehmer/innen bei Bedarf (z.B. für die Arbeitnehmer/innenveranlagung) vorab selbst anzufertigen. 
  • Die Auszahlung eines Mobilitätszuschusses, dessen finaler Erstattungswert den Betrag von EUR 35,00 unterschreitet, ist ausgeschlossen.

Abrechnungslegung, erstattungsfähige Kosten:

Bitte verwenden Sie das Abrechnungsformular, legen diesem alle relevanten Originalbelege und Zahlungsnachweise bei (siehe nachstehende Aufstellung) und übermitteln diese innerhalb von 30 Tagen nach Abschluss der Aktivität an das Büro für Internationale Beziehungen. Bei Rechnungen ohne eindeutigen Zahlungsnachweis (z.B. Buchungen im Internet) ist ein entsprechender Zahlungsnachweisbeleg (z.B. Kopie der Kreditkartenabrechnung) zwingend anzuschließen. Belege in Fremdwährung sind in entsprechende Euro-Beträge zu konvertieren (die Währungskonvertierung ist nach Möglichkeit vorrangig durch die zugehörige Euro-Wertstellung des zum Kauf eingesetzten Zahlungsmittels vorzunehmen und zu dokumentieren (z.B. Kopie der Kreditkartenabrechnung beifügen); im Barzahlungsfall ist ein Ausdruck des Währungsrechners http://www.oanda.com/lang/de/currency/converter/ beizulegen (es gilt der Wechselkurs jenes Tages, an dem die Ausgabe getätigt wurde)).

Erstattungsfähige Kosten/erforderliche Belege:

  • Flugreisen (nur über 300 Bahn-km, nur Economy Class): Flugrechnung + Bordkarte(n) (im Fall mobiler Bordkarten, sind diese als Ausdruck beizu-legen) + Zahlungsnachweis
  • Bahnreisen (Bahnfahrt 2. Klasse): Rechnung der Tickets + Tickets + Zahlungsnachweis
  • Privater PKW (Bewilligung nur in begründeten Ausnahmefällen): Sie erhalten das amtliche Kilometergeld refundiert (allfällige Park- u. Mautgebühren sind darin inkludiert) und müssen dafür einen Eigenbeleg stellen (mit den Angaben: Fahrzeugtyp, KFZ-Kennzeichen, Anfangskilometerstand lt. Tacho, Endkilometerstand lt. Tacho, Anzahl gefahrener Kilometer, Ausgangspunkt der Reise, Zielpunkt der Reise, Kurzbeschreibung des Reiseweges), den Sie mit Ihrer Unterschrift bestätigen. Eine Vorlage finden Sie in der Download-Box in der Spalte rechts. 
  • Öffentliche Verkehrsmittel von und zum Flughafen/Bahnhof: Ticket (mit Preis) im Original; ggf. Online-Ticket (mit Preis)/Rechnung + Zahlungsnachweis
  • Taxi von und zum Flughafen/Bahnhof (Bewilligung nur in begründeten Ausnahmefällen): Quittung, ggf. Rechnung+Zahlungsnachweis
  • Mietwagen (Bewilligung nur in begründeten Ausnahmefällen): Rechnung+Zahlungsnachweis
  • Übernachtungskosten: Rechnung (ggf. Mietvertrag) + Zahlungsnachweis

Abrechnung von Reisen die über die Geisteswissenschaftliche Fakultät teilfinanziert werden:

  • Die Abrechnung über die gesamten Reisekosten ist entsprechend der Fakultätsrichtlinien beim internen Reisebüro einzureichen.
  • Das Berichtsformular ist elektronisch an das BIB zu senden.
  • Das interne Reisebüro übernimmt die Auszahlung/Verrechnung des BIB-Zuschusses, die Gegenrechnung erfolgt hausintern.

[2] Bericht:

Innerhalb von 30 Tagen nach Beendigung der Aktivität, ist das unterfertigte Berichtsformular elektronisch an nachfolgende E-Mail-Adresse zu übermitteln: mobilitaetszuschuss-bib(at)uni-graz.at. Alternativ kann das Berichtsformular auch in gedruckter Form der postalischen Übermittlung der Abrechnungsunterlagen beigefügt werden.


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